KLACHTENREGLEMENT
De Bedrijfsgeneeskundige dienst B.V.
Klachtenfunctionaris | Martijn van der Pas |
Handelsnaam | De BGdienst Arbo |
Contact e-mail | info@debgdienst.nl |
Algemene bepalingen
Artikel 0. Wettelijk kader
Deze klachtenregeling geeft uitvoering aan artikel 2.9 van het Arbeidsomstandighedenbesluit en artikel 14 lid 2 onder h van de Arbeidsomstandighedenwet, die arbodiensten en bedrijfsartsen verplichten een adequate regeling te treffen voor de behandeling van klachten. Voor zover De BGdienst Arbo geneeskundige zorg verleent die onder de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) valt — zoals het arbeidsomstandighedenspreekuur en het preventief medisch onderzoek (PMO) — voldoet deze regeling tevens aan de eisen die de Wkkgz aan de klachtbehandeling stelt. De BGdienst Arbo is hiertoe aangesloten bij DOKh (www.dokh.nl, telefoon 072 – 527 91 00), die zowel een onafhankelijke klachtenfunctionaris-dienst als een erkende geschilleninstantie in de zin van artikel 18 Wkkgz aanbiedt (zie artikel 7a).
Artikel 1. Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
- Klacht: iedere uiting van ongenoegen over een gedraging, handeling of nalaten door (een medewerker en/of deelnemer van) De BGdienst Arbo;
- Medewerker: een ieder die werkzaamheden verricht namens of via De BGdienst Arbo (ongeacht of hij in dienst is of als zelfstandig professional actief is);
- Ontvanger: een aangestelde medewerker die de klacht namens De BGdienst Arbo in ontvangst neemt;
- Bevoegd functionaris: de klachtenfunctionaris, Martijn van der Pas; deze neemt de klacht in behandeling en coördineert de verdere afhandeling;
- Klager: diegene die een klacht indient.
Artikel 2. Klachtrecht
1 Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop De BGdienst Arbo zich in een bepaalde aangelegenheid tegen hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij De BGdienst Arbo.
2 Een gedraging van een medewerker, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van De BGdienst Arbo, wordt aangemerkt als een gedraging van De BGdienst Arbo.
Artikel 3. Behoorlijke behandeling
De BGdienst Arbo draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over haar gedragingen.
Behandeling van de klacht
Artikel 4. Indienen van een klacht
1 De klager meldt de klacht schriftelijk en ondertekend bij De BGdienst Arbo. Een mondelinge klacht wordt, indien nodig, in overleg met de klager door De BGdienst Arbo op schrift gesteld.
2 De klacht bevat ten minste:
- de naam en het adres van de klager;
- de dagtekening;
- een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht (inclusief tijdstip en plaats);
- de naam van degene tegen wie de klacht is gericht.
3 Indien de klacht in een vreemde taal is opgesteld en een vertaling voor een goede behandeling noodzakelijk is, draagt de klager zorg voor een vertaling.
4 De BGdienst Arbo kan besluiten een schriftelijke klacht niet te behandelen indien deze niet aan lid 1, 2 of 3 voldoet, mits de klager op de hoogte is gebracht van de onvolkomenheid en de gelegenheid heeft gehad de klacht binnen twee weken na berichtgeving aan te vullen.
Artikel 5. Uitvoering
1 Zodra De BGdienst Arbo naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot verdere toepassing van dit reglement voor die klacht.
2 Aan de klager wordt op verzoek schriftelijk medegedeeld dat De BGdienst Arbo ervan uitgaat dat de klacht naar tevredenheid is afgehandeld.
3 Is de klager niet tevreden over de afhandeling, dan wordt de klacht alsnog volgens dit reglement behandeld.
Artikel 6. Ontvangstbevestiging
1 De BGdienst Arbo bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk binnen 2 werkdagen.
2 Bij de ontvangstbevestiging wordt vermeld: (a) de afhandelingstermijn; (b) de verdere procedure; (c) de contactpersoon; (d) de mogelijkheid te worden gehoord of daarvan af te zien.
3 De BGdienst Arbo zendt een klacht die niet voor haar bestemd is zo spoedig mogelijk terug naar de klager.
Artikel 7. Onpartijdige klachtenbehandelaar en externe instanties
De behandeling van de klacht geschiedt door een medewerker die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest. Is de klacht gericht tegen de klachtenfunctionaris zelf (Martijn van der Pas), dan wordt de klacht behandeld door de andere statutair bestuurder.
Klachten over het medisch handelen van de bedrijfsarts kunnen worden voorgelegd aan het Regionaal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg te Amsterdam (bevoegd voor Noord-Holland en Zuid-Holland, waaronder Sassenheim), Postbus 84500, 1080 BN Amsterdam, telefoon 088-3712500. Klachten kunnen daarnaast worden voorgelegd aan de klachtenfunctionaris en geschilleninstantie van DOKh, zie artikel 7a. Indien de bedrijfsarts tevens is aangesloten bij de Vereniging van Zelfstandige en Freelance Bedrijfsartsen (ZFB), kan een klacht ook worden voorgelegd aan de onafhankelijke klachtencommissie van de ZFB (secretariaat: Weegschaalstraat 3, 5632 CW Eindhoven, 040-2911422, zfb@epsnet.nl, www.verenigingzfb.nl).
Klachten over (aanstellings)keuringen worden behandeld door de stafarts. Hierop zijn tevens de Wet op de medische keuringen en het Besluit klachtenbehandeling aanstellingskeuringen van toepassing. Is de klacht niet naar wens afgewikkeld, dan kan de klager zich wenden tot de Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen (CKA), ondergebracht bij de Sociaal-Economische Raad (SER). Meer informatie: www.aanstellingskeuringen.nl, telefoon 070-3499573.
Artikel 7a. Aansluiting geschilleninstantie (Wkkgz)
De BGdienst Arbo is aangesloten bij DOKh, telefoon 072 – 527 91 00, www.dokh.nl, als onafhankelijke klachtenfunctionaris-dienst en als erkende geschilleninstantie in de zin van artikel 18 Wkkgz. Dit geldt zowel voor het Wkkgz-plichtige deel van de dienstverlening (zoals het arbeidsomstandighedenspreekuur en het PMO) als, aanvullend op de wettelijke verplichting, voor de klachtenbehandeling rond ziekteverzuimbegeleiding (die de Wkkgz zelf uitzondert, maar waarvoor de Arbowet een adequate procedure eist).
Indien een klacht niet binnen de in artikel 11 genoemde termijn naar tevredenheid van de klager is afgehandeld, kan de klager de klacht of het geschil voorleggen aan DOKh. DOKh doet in geval van een geschil binnen zes maanden een bindende uitspraak en kan een schadevergoeding toekennen tot € 25.000.
Artikel 8. Niet verplicht in behandeling nemen
1 De BGdienst Arbo is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging:
- waarover al eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van dit reglement is behandeld, anders dan onder toepassing van artikel 6 lid 1 en 2;
- die langer dan één jaar vóór indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
- die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een rechterlijke instantie is of is geweest onderworpen;
- zolang daarover een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit waarvoor een opsporingsonderzoek of vervolging gaande is.
2 Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst van de klacht, schriftelijk in kennis gesteld.
Artikel 9. Toezendingsplicht beklaagde
Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van de klacht toegezonden, evenals de daarbij door de klager meegezonden stukken.
Artikel 10. Hoorplicht
1 De BGdienst Arbo stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord.
2 Van het horen van de klager kan worden afgezien indien deze zelf heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
3 Van het horen wordt een verslag gemaakt.
4 Aan de klager wordt op verzoek een afschrift van het verslag toegezonden.
Artikel 11. Afhandelingstermijn
1 De BGdienst Arbo handelt de klacht af binnen 2 weken na ontvangst. Doet zich een reden voor die afhandeling binnen deze termijn onmogelijk maakt, dan geldt lid 2.
2 De BGdienst Arbo kan de afhandeling voor ten hoogste twee weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
Artikel 12. Afhandeling
1 De BGdienst Arbo stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, evenals van de eventuele conclusies en bijbehorende maatregelen.
2 Tegen een besluit betreffende de behandeling van een klacht over een gedraging van De BGdienst Arbo kan geen bezwaar of beroep worden ingesteld bij De BGdienst Arbo zelf; de klager kan zich, indien van toepassing, wenden tot de in artikel 7 en 7a genoemde externe instanties.
Overige bepalingen
Artikel 13. Verantwoordingsinformatie
De BGdienst Arbo draagt zorg voor registratie van de bij haar ingediende klachten.
Artikel 14. Overgangsbepalingen
1 Een klacht die na de datum van inwerkingtreding van dit reglement is ingediend, wordt met inachtneming van dit reglement behandeld, ook als de gedraging waarop zij betrekking heeft daarvoor heeft plaatsgevonden.
2 Een klacht die vóór de datum van inwerkingtreding van dit reglement is ingediend, wordt voor zover mogelijk met inachtneming van dit reglement behandeld.
Artikel 15. Citeertitel en inwerkingtreding
1 Dit reglement wordt aangehaald als: ‘Klachtenreglement De BGdienst Arbo’.
2 Dit reglement is voor het laatst herzien op 17 juli 2026 en vervangt de versie die van kracht was sinds 1 april 2021.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 2
Onder een klacht wordt verstaan iedere uiting van ongenoegen over een gedraging, handeling of nalaten door (een medewerker van) De BGdienst Arbo. Bij twijfel over de bedoeling van een uiting wordt navraag gedaan bij de klager.
Artikel 4
De BGdienst Arbo streeft naar een laagdrempelige, heldere procedure. Deze geldt zowel voor schriftelijke als voor mondelinge klachten. Omdat de klachtenprocedure goed bekend wordt gemaakt bij alle deelnemers en medewerkers, worden alle als zodanig gekwalificeerde klachten volgens de formele procedure afgedaan.
Artikel 10
Is de klacht niet kennelijk ongegrond en heeft de klager niet verklaard af te zien van het recht te worden gehoord, dan wordt op enigerlei wijze gelegenheid tot horen gegeven. Het horen gebeurt op initiatief van De BGdienst Arbo en kan gericht zijn op (snel en informeel) telefonisch horen.
Artikel 11
De BGdienst Arbo hanteert met de termijn van 2 weken (met een verdagingmogelijkheid van ten hoogste 2 weken, dus maximaal 4 weken) een aanzienlijk kortere afhandelingstermijn dan de wettelijke Wkkgz-termijn van 6 weken (met een verdagingmogelijkheid tot in totaal 10 weken). Dat mag: de wettelijke termijn is een uiterste grens, geen verplicht minimum. Wordt de in artikel 11 genoemde termijn onverhoopt niet gehaald, dan blijft de wettelijke termijn van 6 (plus maximaal 4) weken als achtervang gelden, waarna de klager naar de in artikel 7a genoemde geschilleninstantie (DOKh) kan.
Artikel 12
Schriftelijk afgehandelde klachten vereisen een gemotiveerde kennisgeving van de bevindingen en de bijbehorende conclusies. De beslissing op de klacht bevat: een weergave van de klacht; een weergave van de feiten die aan de beslissing ten grondslag liggen; een gemotiveerde stellingname met betrekking tot de klacht; en een oordeel over de klacht. In het algemeen eindigt de klachtenbehandeling met het oordeel gegrond of ongegrond.
